MAKALAH PENGAWASAN sim1

MAKALAH PENGAWASAN
 PROSES PENGAWASAN DAN PENTINGNYA PENGAWASAN
 PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN DAN PENGAWASAN STRATEGIK
 KARAKTERISTIK-KARAKTERISTIK PENGAWASAN YANG EFEKTIF

DASAR DASAR PROSES PENGAWASAN

Kasus-kasus yang terjadi dalam banyak organisasi adalah tidak diselesaikannya suatu penugasan , tidak ditepatinya waktu penyelesaian(deadline), suatu anggaran yang berlebihan dan kegiatan-kegiatan lain yang menyimpang fari rencana.
Ada banyak sebutan bagi fungsi pengawasan (controlling), antara lain evaluating, appraising, atau correcting. Sebutan controlling lebih banyak digunakan karena lebih mengandung konotasi yang mencakup penetapan standar, pengukuran kegiatan dan pengambilan tindakan korektif.

PENGERTIAN PENGAWASAN
Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “ menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan menajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai yang direncanakan. Pengertian ini menunjukkan adanya hubungan yang sangat erat antara perencanan dan pengawasan

DEFINISI PENGAWASAN

Definisi pengawasan yang dikemukakan oleh Robert J Mockler,berikut ini telah memperjelas unsur-unsur proses pengawasan :
Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan-kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

TIPE-TIPE PENGAWASAN
Ada tiga tipe dasar pengawasan, yaitu
1. pengawasan pendahuluan (feedforward control), atau sering disebut steering controls, dirancang utnuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Jadi, pendekatan pengawasan ini lebih aktif dan agresif, dengan mendekteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah teerjadi.pengawasan ini akan efektif hanya bila manejer mampu mampu mendapatkan informasi akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam lingkungan atau tentang perkebangan terhadap tujuan yang diinginkan.
2. pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan (concurrent control). Pengawasan ini, sering disebut pengawasan “Ya-Tidak”,screening control atau “berhenti-terus”, dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe pengawasan ini merupakan proses dimana aspek tertentu dari suatu prosedure harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan “double-check” yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.
3. pengawasan umpan balik (feedback control). Pengawasan umpan balik, juga dikenal sebagai past-action controls, sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi. *****Kegiatan bentuk pengawasan tersebut sangat berguna bagi manajemen. Pengawasan pendahuluan dan “berhenti-terus”,cukup memadai untuk memungkinkan manajemen membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan. Tetapi ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan disamping kegunaan dua bentuk pengawasan itu. Pertama, biaya keduanya mahal. Kedua, banyak kegiatan tidak memungkinkan dirinya dimonitor secara terus menerus. Ketiga, pengawasan yang berlebihan akan menjadikan produktivitas berkurang.oleh karena itu, manajemen harus menggunakan sistem pengawasan yang paling sesuai bagi situasi tertentu.


TAHAP-TAHAP DALAM PROSES PENGAWASAN

Proses pengawasan biasanya terdiri paling sedikit lima tahap, seperti ditunjukan pada gambar 17.3. Tahap-tahapnya adalah :
 penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)
 penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
 pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata
 pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan
 pengambilan tindakan koreksi bila perlu

Tahap 1 : Penetapan Standar
Tahap pertama dalam pengawasan adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil.Tujuan,sasaran,kota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus anatara lain target penjualan, anggaran, bagian pasar (market-share), marjin keuntungan, keselamatan kerja, dan sasaran produksi.

Tiga bentuk standar yang umum adalah :
1. Standar-standar phisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk.
2. Standar-standar moneter, yang ditujukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan yang harus diselesaikan.

Setiap tipe standar tersebut dapat dinyatakan dalam bentuk-bentuk hasil yang dapat dihitung. Ini memungkinkan manajer untuk mengkomunikasikan pelaksanaan kerja yang diharapkan kepada para bawahaan